Privacyverklaring.

Make it Flow is een B2B-contentmarketing agency uit Haarlem. We werken voor bedrijven en verwerken daarbij persoonsgegevens: van bezoekers van makeitflow.nl, van mensen die contact met ons opnemen, van onze klanten en hun teamleden, en van mensen die voorkomen in het werk dat we voor klanten doen. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarom we ze gebruiken, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG.

We hebben deze verklaring zo geschreven dat je hem zonder juridische achtergrond kunt lezen. Heb je toch een vraag, mail dan naar [email protected].

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Make it Flow is de handelsnaam van de eenmanszaak van S. (Sergio) Sjak-Shie. Voor bestaande klanten gebruiken we ook nog de handelsnaam Designify Media; dat is dezelfde onderneming met hetzelfde KvK-nummer.

Make it Flow
Clothildestraat 537
2033 LW Haarlem
Nederland

KvK-nummer: 71931953
Btw-id: NL002378369B33
E-mail: [email protected]
Telefoon: 06 40 25 57 30
Websites: makeitflow.nl en portal.makeitflow.nl (de klantportal)

Make it Flow is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring, behalve waar we hieronder (in paragraaf 3) uitleggen dat we in opdracht van een klant werken. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een onderneming van onze omvang en aard niet verplicht. Sergio Sjak-Shie is je aanspreekpunt voor alles rond privacy.

2. Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grondslag

Hieronder staat per situatie welke gegevens we gebruiken, waarvoor, en op welke wettelijke grondslag uit artikel 6 AVG dat gebeurt.

2.1 Je bezoekt makeitflow.nl

Onze website is een statische site zonder analysesoftware en zonder tracking. We meten niet wie je bent of wat je bekijkt.

Deze technische gegevens worden verwerkt door onze hostingpartij, een leverancier van wereldwijde hosting- en netwerkdiensten, in serverlogboeken. Wij hebben geen eigen bezoekersstatistieken en lezen deze logboeken niet uit, behalve bij een beveiligingsincident. Onze lettertypen staan op onze eigen hosting; er wordt bij het laden van de site geen verbinding gemaakt met een externe lettertypedienst. Over cookies en opslag in je browser lees je meer in paragraaf 8.

2.2 Je neemt contact op

Je kunt ons bereiken via het contactformulier op de site, per e-mail of per telefoon. In het contactformulier vragen we om je naam, je bedrijf, je e-mailadres, de website van je bedrijf, waar we je mee kunnen helpen, een indicatie van je maandelijkse marketingbudget en een korte toelichting. De velden met een sterretje hebben we nodig om je aanvraag te kunnen behandelen; zonder die gegevens kunnen we geen analyse voor je maken. Een ingevuld formulier komt bij ons binnen als e-mail en wordt niet op de website zelf opgeslagen.

Vul je het formulier in namens een bedrijf, dan gebruiken we deze gegevens alleen voor dat zakelijke contact. We voegen je niet toe aan een nieuwsbrief en we gebruiken je gegevens niet voor reclame via andere kanalen.

2.3 We werken samen (klanten en hun teamleden)

Word je klant, dan verwerken we de gegevens die nodig zijn om de samenwerking uit te voeren en onze administratie te doen. Dit gaat om de gegevens van de contactpersonen bij de klant, niet om de inhoud van het werk dat we voor de klant doen (zie daarvoor paragraaf 3). Ben je teamlid van een klant, dan krijgen we je naam, functie en zakelijke contactgegevens meestal van je werkgever of opdrachtgever, niet van jou zelf.

Transcripten van sessies maken we met software die spraak omzet in tekst; die software kan (ook) buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zie paragraaf 6. Transcripten en opnames bewaren we zolang de samenwerking loopt (zie paragraaf 4); de kennis die eruit komt verwerken we in het klantdossier en in content voor de klant.

2.4 Je gebruikt de portal

De portal is onze online omgeving waarin klanten en hun teamleden de planning zien, concepten goedkeuren en resultaten en rapportages bekijken. De portal staat op portal.makeitflow.nl. Voor de hosting en opslag van de portal kiezen we waar dat kan voor leveranciers binnen de Europese Economische Ruimte; worden gegevens ook daarbuiten verwerkt, dan gebeurt dat met de waarborgen uit paragraaf 6. Je account wordt aangemaakt op verzoek van je organisatie; je organisatie bepaalt welke rechten je in de portal hebt en wie van jouw team toegang krijgt.

Je kunt inloggen met een account dat wij voor je aanmaken, of met het zakelijke account van je organisatie bij een externe identiteitsaanbieder (single sign-on). Log je in via zo'n extern account, dan ontvangen we van die aanbieder alleen je naam, je e-mailadres en je profielfoto. We vragen geen toegang tot je e-mail, agenda, bestanden of contacten.

Log je in met een Google-account, dan geldt daarnaast het volgende. Het gebruik van gegevens die we via Google ontvangen voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use). We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en geven ze niet door aan anderen dan de partijen die nodig zijn om de portal te laten werken.

2.5 Je komt voor in onze eigen communicatie

Op onze website, in onze voorstellen en in onze eigen content noemen we soms klanten, met hun logo en soms met een citaat. Daarbij noemen we geen namen van individuele personen zonder hun toestemming. Een persoonlijke review of quote met jouw naam zetten we alleen online nadat jij daar ja op hebt gezegd; die toestemming kun je altijd intrekken.

2.6 Sollicitanten en partners

Solliciteer je bij ons of werk je als freelancer of partner met ons samen, dan verwerken we de gegevens die je ons geeft (cv, motivatie, portfolio, contact- en betaalgegevens) om je sollicitatie te beoordelen of om de samenwerking uit te voeren en te betalen. Grondslag: stappen voor het sluiten van een overeenkomst, uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting voor de administratie. Gegevens van sollicitanten die niet worden aangenomen verwijderen we uiterlijk vier weken na het einde van de procedure, tenzij je toestemming geeft om ze een jaar te bewaren.

2.7 Onze eigen pagina's op sociale media

Make it Flow heeft een eigen bedrijfspagina op LinkedIn. Volg je die pagina of reageer je op onze berichten, dan verwerkt LinkedIn je gegevens volgens zijn eigen privacybeleid. Wij zien van LinkedIn alleen statistieken over het bereik van onze pagina, zonder dat we individuele bezoekers kunnen herkennen. Voor die statistieken zijn LinkedIn en wij samen verantwoordelijk, zoals LinkedIn dat in zijn voorwaarden voor paginabeheerders heeft vastgelegd. Vragen over je gegevens bij LinkedIn stel je aan LinkedIn; vragen over wat wij met de statistieken doen aan ons.

2.8 Wat we niet doen

We verkopen geen persoonsgegevens. We maken geen profielen van bezoekers. We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor je hebben. We sturen geen nieuwsbrief. Starten we die ooit wel, dan vragen we je daar eerst om toestemming en kun je je bij elke mail weer afmelden.

3. Werk dat we in opdracht van klanten doen

Voor onze klanten maken en verspreiden we content, beheren we kanalen, versturen we nieuwsbrieven, zetten we campagnes op, benaderen we relaties en bouwen we koppelingen met de systemen van de klant, zoals een CRM, een nieuwsbrieftool, een agenda of een kennisbank. Daarbij komen we persoonsgegevens tegen van anderen: medewerkers van de klant die in een post of video voorkomen, ontvangers van een nieuwsbrief van de klant, mensen die reageren op kanalen van de klant, relaties die de klant via ons benadert, en contacten in de systemen van de klant. Kiest een klant ervoor om ook eigen salesgesprekken, klantgesprekken of presentaties met ons te delen zodat we daar content van kunnen maken, dan staan daar vaak gegevens in van de gesprekspartners van de klant. Ook die verwerken we alleen in opdracht van de klant.

Voor al die gegevens is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We verwerken ze alleen volgens de instructies van de klant en de afspraken in onze verwerkersovereenkomst (bijlage 1 bij onze algemene voorwaarden). De klant is ervoor verantwoordelijk dat hij die gegevens met ons mag delen en dat de betrokkenen daarover zijn geïnformeerd. Heb je vragen over gegevens die in opdracht van een klant zijn verwerkt, bijvoorbeeld omdat je een nieuwsbrief van een van onze klanten ontvangt of omdat je in een gesprek met een van onze klanten voorkomt, neem dan contact op met die organisatie. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het binnen vijf werkdagen door naar de klant en helpen we waar nodig bij de afhandeling.

Bij ons werk gebruiken we ook AI-tools, bijvoorbeeld voor onderzoek, het uitschrijven van gesprekken en eerste versies van teksten. We gebruiken daarvoor zakelijke tools waarvan de voorwaarden bepalen dat de invoer niet wordt gebruikt om de modellen van de leverancier te trainen, of waarin die mogelijkheid is uitgeschakeld. Persoonsgegevens voeren we alleen in als dat voor het werk nodig is. Een aantal van die tools verwerkt gegevens (ook) buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten; hoe we dat afdekken staat in paragraaf 6. Voor de gegevens van de klant zelf, zoals bestanden, transcripten en de inhoud van de portal, kiezen we waar dat kan voor opslag bij leveranciers binnen de Europese Economische Ruimte. Een garantie dat alles uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte blijft, kunnen we niet geven; welke leveranciers ook daarbuiten verwerken en op welke basis, leggen we vast in onze lijst van subverwerkers en lichten we toe in paragraaf 6. Alles wat uit AI-tools komt, wordt door een mens gecontroleerd voordat het wordt gebruikt.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.

5. Met wie we gegevens delen

We delen persoonsgegevens alleen met partijen die we nodig hebben om ons werk te doen, en alleen voor zover dat nodig is. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst. We noemen hieronder de categorieën; een actuele lijst met namen van onze leveranciers geven we klanten op verzoek.

Platforms waarop we namens klanten publiceren of adverteren zijn geen verwerkers van ons. De klant heeft daar een eigen account en een eigen relatie met het platform.

Verder geven we persoonsgegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, of als dat nodig is om onze rechten te verdedigen. Bij een overgang van onze onderneming naar een andere rechtsvorm (bijvoorbeeld een bv) gaan de gegevens mee naar die nieuwe entiteit; we laten dat weten.

6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

We kiezen waar dat kan voor leveranciers die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opslaan en verwerken. We kunnen niet garanderen dat alles uitsluitend binnen de EER blijft: een deel van onze leveranciers, waaronder leveranciers van hosting en cloudinfrastructuur, e-mail- en kantoorsoftware, ontwerp- en videosoftware, AI-tools en publicatiesoftware, is gevestigd buiten de EER (vooral in de Verenigde Staten) of verwerkt daar ook gegevens.

Worden gegevens buiten de EER verwerkt, dan gebeurt dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (op dit moment het EU-VS Data Privacy Framework, voor organisaties die daaronder zijn gecertificeerd) of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914), waar nodig met extra maatregelen. Vervalt het adequaatheidsbesluit voor de Verenigde Staten, dan vallen we terug op de standaardcontractbepalingen en beoordelen we opnieuw of extra maatregelen nodig zijn. Wil je weten welke leveranciers gegevens buiten de EER verwerken en op welke basis, of wil je een kopie van de gebruikte waarborgen, mail ons dan.

7. Hoe we gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Onder meer:

• verbindingen met onze website, de portal en onze tools zijn versleuteld (HTTPS/TLS);
• wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op; waar het kan gebruiken we tweestapsverificatie;
• toegang tot klantomgevingen in de portal is beperkt tot de mensen die eraan werken; klantomgevingen zijn van elkaar gescheiden;
• financiële gegevens en contracten zijn alleen toegankelijk voor de eigenaar van Make it Flow;
• we houden software actueel en maken regelmatig back-ups;
• medewerkers en partners die met klantgegevens werken zijn gebonden aan geheimhouding, en hun toegang wordt ingetrokken zodra die niet meer nodig is.

Deze maatregelen gaan over onze eigen organisatie en de systemen die wij zelf beheren. De leveranciers en partners met wie we werken beveiligen hun eigen systemen; wij kiezen ze zorgvuldig, leggen in een verwerkersovereenkomst vast wat zij moeten doen en controleren wat redelijkerwijs te controleren is, maar we hebben geen invloed op hoe hun systemen van binnen werken.

Gaat er ondanks deze maatregelen iets mis met je gegevens en levert dat een risico voor je op, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het risico hoog is, ook bij jou. Gaat het om gegevens die we in opdracht van een klant verwerken, dan melden we het bij die klant, die de melding verder afhandelt.

8. Cookies en opslag in je browser

makeitflow.nl plaatst geen cookies. We gebruiken geen analyse-, tracking- of marketingcookies, geen advertentiepixels, geen ingesloten video's of lettertypen van derden en geen vergelijkbare technieken om je te volgen. Daarom tonen we ook geen cookiemelding.

De site gebruikt op één punt de lokale opslag van je browser (localStorage): kies je zelf voor de verborgen alternatieve kleurstelling van de site, dan onthoudt je browser die keuze zodat de site er bij je volgende bezoek hetzelfde uitziet. Deze instelling bevat geen persoonsgegevens, wordt alleen in je eigen browser opgeslagen en wordt niet naar ons verstuurd. Deze opslag is nodig voor een functie waar je zelf om hebt gevraagd en valt daarmee onder de uitzondering van artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet; we hoeven er geen toestemming voor te vragen. Je kunt de instelling verwijderen door de sitegegevens in je browser te wissen.

De portal gebruikt een functionele cookie om je ingelogd te houden en je sessie te beveiligen. Die cookie is nodig om de portal te laten werken en gebruiken we voor niets anders.

Gaan we in de toekomst wel analyse- of marketingcookies gebruiken, dan passen we deze verklaring aan en vragen we vooraf je toestemming.

9. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• in te zien welke persoonsgegevens we van je verwerken en daar een kopie van te krijgen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren of nog nodig hebben voor een lopende overeenkomst of een juridische procedure;
• de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld zolang we een bezwaar beoordelen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd, bijvoorbeeld tegen het opnemen van een sessie; we stoppen dan, tenzij we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen. Tegen gebruik voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken en stoppen we altijd;
• je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere partij (dataportabiliteit), voor zover de verwerking op toestemming of een overeenkomst is gebaseerd en geautomatiseerd gebeurt;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van wat daarvoor is verwerkt.

Wil je van een van deze rechten gebruikmaken, mail dan naar [email protected]. We reageren binnen één maand. Is je verzoek ingewikkeld of heb je er meerdere gedaan, dan kunnen we die termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat binnen de eerste maand weten. Om zeker te weten dat we met de juiste persoon te maken hebben, kunnen we je vragen om extra informatie om je identiteit te controleren. Het uitoefenen van je rechten is kosteloos, behalve bij duidelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

Gaat je verzoek over gegevens die we in opdracht van een klant verwerken, dan sturen we het door naar die klant (zie paragraaf 3).

Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe diensten of leveranciers gaan gebruiken of als de wet verandert. De meest recente versie staat altijd op makeitflow.nl/privacyverklaring, met de datum bovenaan. Bij wijzigingen die onze klanten of portalgebruikers wezenlijk raken, laten we dat ook rechtstreeks aan hen weten.

11. Contact

Make it Flow
Clothildestraat 537, 2033 LW Haarlem
[email protected]
06 40 25 57 30
KvK 71931953